Teamarbeit ist ein wichtiger Aspekt in großen Firmen. Projekte und ganze Abteilungen müssen effektiv zusammenarbeiten können, um so effektiv wie möglich agieren zu können. Dabei spielt die Terminplanung eine sehr große Rolle. Denn bei verschiedenen Projekten und in den unterschiedlichen Abteilungen oder sogar Abteilungsübergreifend ist eine effiziente und gut organisierte Absprache in Sachen Termine unumgänglich. Nur so lässt sich eine optimale Zeitplanung herstellen, die keinen Leerlauf und vor allem keine Doppelbelegungen zulässt.
Aber, wie lassen sich Termine abteilungsübergreifend und projekt- und teamintern am besten organisieren und übersichtlich für alle planen?
Gruppenkalender ist hier die Antwort auf die schwierige Frage, der Terminplanung. Genau deshalb ist auch in der umfassenden Softaware HCL Notes, früher Lotus Notes, ein solcher umfassender Gruppenkalender integriert.
Aber, warum ist ein solcher Gruppenkalender so wichtig und vor allem was kann dieser zur Organisation und Planung beitragen?
Die verschiedenen Funktionen von Gruppenkalender
Der Gruppenkalender von HCL Notes überzeugt mit vielen wichtigen Funktionen:
freie Termine der Kollegen einsehen
Termine für Besprechungen besser finden und für alle eintragen
Terminabstimmungen organisieren
freie Termine effizient planen
Termine für das ganze Team, Projekt festlegen
Gruppenkalender können von 50 bis zu 10.000 Mitarbeiter genutzt werden
es können viele Module zusätzlich installiert werden, so lassen sich dann auch Bewirtungen organisieren und andere externe Anbieter einbinden
Aus diesen Funktionen ergeben sich unzählige Vorteile für die Zusammenarbeit und vor allem für die allgemeine Effektivität der Mitarbeiter.
Vorteile von Gruppenkalender
Firmen, die mit einem Gruppenkalender arbeiten, schaffen eine deutliche Arbeitserleichterung für alle Mitarbeiter. Das aufwendige Planen und Organisieren von Terminen ist besonders abteilungsübergreifend und bei Projekten eine schwierige und vor allem zeitintensive Angelegenheit. Die lästige Planung und Organisation von Besprechungen und den verschiedenen einzelnen Terminen nimmt einen großen Teil der Arbeitszeit ein.
Mit dem Gruppenkalender von HCL Notes wird allerdings viel Zeit eingespart, die dann für wichtigeres und effizientes Arbeiten genutzt werden kann. Durch die übersichtliche Terminplanung lassen sich Termine von allen Kollegen einsehen, so wird nicht nur die Planung für große Termine besonders einfach, sondern es können auch effizient freie Termine der Kollegen genutzt werden.
So werden die Ressourcen, die zur Verfügung stehen auf einen Blick sichtbar, das führt dazu, das auch Kundentermine deutlich effizienter geplant werden können. Aber nicht nur das, vor allem auch das schwierige Thema der Urlaubsplanung findet mit dem Gruppenkalender eine einfache und übersichtliche Lösung.
So können hier Urlaube und Wünsche direkt eingetragen werden und die gesamte Abstimmung wird so nicht nur für die Vorgesetzten, sondern vor allem für die Kollegen deutlich einfacher und übersichtlicher. Absprachen lassen sich so leichter treffen. Das gilt auch für Terminabsprachen.
Kollegen sehen, wann Kollegen freie Termine haben und die gesamte Planung für den Ablauf in Projekten oder Teams wird so vereinfacht und verkürzt. Das wirkt sich enorm auf die Effizienz des ganzen Unternehmens aus, denn damit lässt sich viel Zeit sparen. Zeit ist Geld, vor allem in gut laufenden Unternehmen ist ein gut organisierter Gruppenkalender unverzichtbar. Der Gruppenkalender von HCL Notes bietet besonders schnelle Leistung und sorgt so für noch mehr Effizienz und lässt sich hervorragend mit den anderen Funktionen der Software verbinden.